MAKALAH PENGENDALIAN BAHAN BAKU

BAB I

PENDAHULUAN

1.      Latar Belakang Masalah

Salah satu fungsi manajerial yang sangat penting adalah pengendalian persediaan. Apabila perusahaan menanamkan terlalu banyak dananya dalam persediaan, hal ini akan menyebabkan biaya penyimpanan yang berlebihan dan mungkin mempunyai opportunity cost. Demikian pula apabila perusahaan tidak mempunyai persediaan yang mencukupi, dapat mengakibatkan biaya-biaya dari terjadinya kekurangan bahan (stockoutcost).

Dengan Tersedianya persediaan bahan baku maka diharapkan perusahaan industri dapat melakukan proses produksi sesuai kebutuhan atau permintaan konsumen. Selain itu, dengan adanya persediaan bahan baku yang cukup tersedia di gudang juga diharapkan dapat memperlancar kegiatan produksi/ pelayanan kepada konsumen perusahaan dan dapat menghindari terjadinya kekurangan bahan baku.

2.      Rumusan Masalah

Rumusan masalah dalam pembahsan makalah ini adalah :

1.      Apakah pengertian pengendalian persediaan bahan baku ?

2.      Apakah pengertian kelancaran proses produksi ?

3.      Bagaimanakah pengaruh pengendalian persediaan bahan baku terhadap kelancaran proses produksi ?

       3.Tujuan Makalah

Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui, pengertian pengendalian persediaan bahan baku, pengertian kelancaran proses produksi,pengaruh pengendalian persediaan bahan baku terhadap kelancaran proses produksi dan permasalahan-permasalahan yang terjadi jika perusahaan tidak melakukan pengendalian persediaan bahan baku.

BAB II

PEMBAHASAN

1.      Pengertian Pengendalian Persediaan Bahan Baku

Menurut Widjaja (1996:4), “Perencanaan adalah proses untuk memutuskan tindakan apa yang akan diambil dimasa depan.”

Perencanaan kebutuhan bahan adalah suatu sistem perencanaan yang pertama-tama berfokus pada jumlah dan pada saat barang jadi yang diminta yang kemudian menentukan permintaan turunan untuk bahan baku, komponen dan sub perakitan pada saat tahapan produksi terdahulu (Horngren,1992:321).

Pengawasan bahan adalah suatu fungsi terkoordinasi didalam organisasi yang terus-menerus disempurnakan untuk meletakkan pertanggungjawaban atas pengelolaan bahan baku dan persediaan pada umumnya, serta menyelenggarakan suatu pengendalian internal yang menjamin adanya dokumen dasar pembukuan yang mendukung sahnya suatu transaksi yang berhubungan dengan bahan, pengawasan bahan meliputi pengawasan fisik dan pengawasan nilai atau rupiah bahan.(Supriyono,1999:400)

Kegiatan pengawasan persediaan tidak terbatas pada penentuan atas tingkat dan komposisi persediaan, tetapi juga termasuk pengaturan dan pengawasan atau pelaksanaan pengadaan bahan-bahan yang diperlukan sesuai dengan jumlah dan waktu yang dibutuhkan dengan biaya yang serendah-rendahnya.

Pengendalian adalah proses manajemen yang memastikan dirinya sendiri sejauh hal itu memungkinkan, bahwa kegiatan yang dijalankan oleh anggota dari suatu organisasi sesuai dengan rencana dan kebijaksanaannya. (Widjaja,1996:3). Pengendalian berkisar pada kegiatan memberikan pengamatan, pemantauan, penyelidikan dan pengevaluasian keseluruh bagian manajemen agar tujuan yang ditetapkan dapat tercapai.

Dari beberapa pengertian mengenai pengendalian di atas, penulis dapat menyimpulkan bahwa pengendalian persediaan adalah tindakan pencegahan atau pengaturan kekayaan perusahaan yang digunakan dalam rangkaian proses produksi untuk diolah menjadi barang setengah jadi maupun barang jadi, yang dalam hal ini dapat berupa barang maupun jasa sehingga pelaksanaan berjalan sesuai rencana yaitu sesuai standar”.

Menurut Handoko (2000), bila perusahaan menamankan terlalu banyak dananya dalam persediaan, menyebabkan biaya penyimpanan yang berlebihan, dan mungkin mempunyai “Opportunity Cost” (dana dapat ditanamkan dalam investasi yang lebih menguntungkan”. Sebaliknya, bila perusahaan tidak mempunyai persediaan yang cukup dapat mengakibatkan biaya-biaya karena kekurangan bahan.

Pengendalian bahan baku yang efektif sebaiknya:

1.      Menyediakan pasokan bahan baku yang diperlukan.

2. Menyediakan cukup persediaan dalam periode dimana pasokan kecil dan mengantisipasi perubahan harga.
3. Menyimpan bahan baku dengan waktu penanganan dan biaya minimum dan melindungi bahan baku tersebut dari kehilangan.
4. Meminimalkan item-item yang tidak aktif.
5. Memastikan persedian yang cukupuntuk pengiriman segera ke pelanggan.
6. Menjaga agar jumlah modal yang diinvestasikan dalam persediaan berada ditingkat yang konsisten.

2.                  Cara Persediaan Bahan Baku

Menurut Rangkuti, Freddy (1996:19) cara persediaan bahan baku yang dapat dipakai antara lain :

a. Metode analisis ABC

b. Metode pengawasan persediaan

c. Persediaan dalam kondisi tidak tentu dan ada pemesanan kembali.

d. Persediaan dalam kondisi tidak tentu dan tidak ada pemesanan kembali.

e. System persediaan just in time

Pendapat lain dikemukakan oleh Asyari, Agus yaitu :

Beberapa model persediaan bahan baku yang sering dipergunakan di dalam sestem persediaan anatara lain :

a.Persediaan system batas

Manajemen yang memakai cara ini akan menentukan besarnya batas minimal dan batas maksimal dari persediaan bahan baku yang dupergunakan dalam perusahaan. Persediaan bahan baku yang ada dapat dilaksankan secara periodik di dalam jangka waktu tertentu misalnya, setiap hari, setiap minggu, setiap bulan dan seterusnya.

b.Persediaan system kotak

Persediaan ini tidak mengenal periode pemeriksaan kembali, oleh karena itu persediaan bahan baku ini akan langsung terlihat di dalam kotak yang dipergunakan sebagai tempat penyimpanan bahan baku. Dengan cara ini pembelian bahan baku akan dilakukan bila jumlah bahan baku di dalam kotak yang dipergunakan sebagai tempat persediaan bahan baku telah mencapai batas waktu tertentu.

c. Persediaan visual

Persediaan visual merupakan suatu persediaan bahan baku dengan jalan mempergunakan kartu pengeluaran bahan yang berbeda. Dengan cara ini manajemen dapat mengetahui tingkat persediaan yang ada cukup dengan melihat warna dari warna kartu pengeluaran bahan yang dikeluarkan.

3.      Perlunya Persediaan Bahan Baku

(Agus Ahyari: 149)Persediaan bahan baku di dalam perusahaan adalah hal yang sangat wajar untuk dikendalikan dengan baik oleh setiap perusahaan. Namun demikian, cara penyelenggaran persediaan bahan baku ini akan berbeda-beda untuk setiap perusahaan-perusahaan tersebut, baik dalam hal jumlah unit dari persediaan bahan baku yang ada di dalam perusahaan, maupun manajemen ataupun pengelolaan dari persediaan bahan baku di dalam perusahaan yang bersangkutan.

Apapun keadaan suatu perusahaan pada prinsipnya seluruh perusahaan-perusahaan yang melaksanakan proses produksi akan menyelenggarakan persediaan bahan baku untuk kelangsungan pelaksanaan proses produksi di dalam perusahaan. Beberapa hal yang menyebabkan perusahaan harus menyelenggarakan persediaan bahan baku antara lain sebagai berikut ( Agus Ahyari: 2004:151)

a. Bahan baku yang akan dipergunakan untuk pelaksanaan proses produksi dari perusahaan tidak akan dapat dibeli atau didatangkan secara satu persatu dalam jumlah unit yang diperlukan serta pada saat bahan tersebut akan dipergunakan untuk proses produksi perusahaan. Bahan baku tersebut pada umumnya akan dibeli dalam suatu jumlah unit tertentu, dimana jumlah tersebut akan dipergunakan untuk menunjang pelaksanaan proses produksi di dalam perusahaan dalam beberapa waktu tertentu pula ( misalnya beberapa hari, minggu, bulan dan lain sebagainya). Dengan keadaan semacam ini maka bahan baku yang sudah dibeli oleh perusahaan dalam perusahaan namun belum dipergunakan untuk pelaksanaan proses produksi akan dianggap sebagai persediaan bahan baku.

b.  Apabila terdapat keadaan bahwa bahan baku yang diperlukan tidak ada di dalam perusahaan atau tidak mempunyai persediaan bahan baku, sedangkan bahan baku yang dipesan untuk didatangkan ke dalam perusahaan belum datang, maka pelaksanaan kegiatan proses produksi akan terganggu karenanya. Ketiadaan bahan baku dalam perusahaan ini akan mengakibatkan terhentinya pelaksanaan proses produksi, terutama pada mesin dan peralatan produksi yang langsung memproses bahan baku tersebut. Di dalam waktu berikutnya maka mesin dan peralatan produksi yang dipergunakan untuk tahap-tahap proses kedua, ketiga dan seterusnya juga akan mengalami kemacetan karena tahap pertama yang lansung mengolah bahan baku tersebut tidak mempunyai keluaran lagi. Proses produksi akan dapat berjalan lancar kembali apabila bahan baku yang diperlukan oleh perusahaan tersebut sudah tersedia untuk diproses. Pengadaan bahan baku dalam keadaan tersebut dapat saja terjadi apabila bahan baku yang dipesan perusahaan datang atau perusahaan yang bersangkutan mengadakan pembelian kepada penjual atau leveransir bahan baku lain, atau mengadakan pembelian mendadak dengan jumlah yang lebih kecil. Cara ini bisa dilaksanakan dengan jalur keadaan normal tersebut tentunya tidak akan menambah keuntungan perusahaan melainkan akan mendatangkan kerugian bagi perusahaan.

   c. Untuk menghindarkan diri dari keadaan kekurangan bahan baku tersebut, manajemen perusahaan dapat saja memutuskan untuk menyelenggarakan persediaan bahan baku di dalam jumlah unit yang cukup banyak. Namun demikian, persediaan bahan baku yang cukup besar dalam suatu perusahaan akan membawa berbagai macam akibat yang akan merugikan perusahaan pula. Persediaaan bahan baku yang diselengarakan di dalam jumlah yang cukup besar akan mengakibatkan terjadinya biaya-biaya persediaan bahan yang besar pula. Besarnya biaya persediaan akan mengurangi keuntungan yang seharusnya dapat dicapai oleh perusahaan. serta risiko kerusakan bahan akan semakin tinggi.

Sehingga, bisa disimpulkan bahwa penyelenggaraan kegiatan operasi dari perusahaan pada umumnya tidaklah mungkin terlaksana apabila perusahaan yang bersangkutan tidak mempunyai persediaan bahan baku. Namun, persediaan bahan baku yang terlalu besar maupun dalam jumlah yang sekecil-kecilnya masing-masing akan tetap menjadi factor kerugian di dalam perusahaan. Sehingga, pengendalian persediaan bahan baku dalam perusahaan memang penting dilakukan.

4. Beberapa Kerugian yang akan Dapat Diderita oleh Perusahaan Sehubungan dengan Penyelenggaraan Persediaan Bahan Baku yang Terlalu Besar antara lain :

a.Biaya penyimpanan atau pergudangan yang akan menjadi tanggungan perusahaan menjadi semakin besar. Biaya penyimpanan yang harus dikeluarkan oleh perusahaan tidak hanya sewa gudang atau pemeliharaan gudang saja, melainkan akan mencakup beberapa aspek lain.

b. Penyelenggaraan persediaan bahan baku yang terlalu besar akan berarti harus mempersiapkan dana yang cukup besar pula untuk mengadakan pembelian bahan. Dengan semakin besarnya jumlah unit bahan baku yang disimpan di dalam perusahaan berarti dana yang terikat di dalam investasi bahan baku tersebut menjadi semakin besar pula.

c.Tingginya biaya penyimpanan yang ada di dalam perusahaan serta investasi di dalam persediaan bahan baku dari perusahaan akan mengakibatkan berkurangnya dana untuk pembiayaan dan investasi dalam bidang-bidang yang lain.

d.Apabila persediaan bahan baku yang disimpan di dalam perusahaan yang bersangkutan mengalami kerusakan atau mempunyai perubahan-peruabahan kimiawi sehingga tidak dapat dipergunakan, maka kerugian perusahaan akan menjadi semakin besar dengan semakin besarnya jumlah unit bahan baku yang disimpan dalam perusahaan.

       e. Apabila perusahaan mempunyai persediaan bahan baku yang sangat besar, maka terjadinya penurunan harga pasar akan merupakan suatu kerugian yang tidak sedikit di dalam perusahaan. Walaupun di dalam hal ini dapat saja terjadi kenaikan harga pasar dari bahan tersebut, dimana hal ini dapat menguntungkan bagi perusahaan.

5. Beberapa Kelemahan apabila Perusahaan Menyelengarakan Persediaan Bahan Baku dalam Jumlah Unit yang Sedikit atau Kecil antara lain:

a.Persediaan bahan baku dalam jumlah yang kecil kadang-kadang tidak dapat memenuhi kebutuhan perusahaan untuk pelaksanaan proses produksi. Untuk menjaga kelangsungan palaksanaan proses produksi maka pada umumnya manajemen perusahaan akan mengadakan pembelian dalam jumlah yang mendadak, sehingga harga beli dari bahan baku terebut menjadi lebih tinggi apabila dibandingkan dengan pembelian normal. Apabila hal ini terus berlangsung dalam jangka lama maka kemungkinan akan sangat merugikan perusahaan.

b. Apabila perusahaan seringkali kehabisan bahan baku untuk pelaksanaan proses produksinya, maka pelaksanaan proses prosuksi dalam perusahaan tidak dapat berjalan lancar. Sebagai akibatnya adalah kualitas dan kuantitaas dari produk akhir yang dihasilkan perusahaan menjadi sering berubah pula. Demikian pula dengan mesin dan peralatan produksi yang dipergunakan pada tahap pertama proses  dimana bahan baku tersebut masuk proses akan mengalami penggunaan yang tidak teratur, karena sering terjadinya ketiasaan bahan baku dalam perusahaan. sebagai akibat penggunaan mesin dan peralatan proses produksi yang tidak teratur maka umur ekonomis dari mesin dan  peralatan peroduksi tersebut akan menjadi berkurang, sedangkan produktivitas mesin dan perlatan prosuksi ini menjadi semakin rendah.

c.Persediaan bahan baku dalam perusahaan rata-rata jumlah unitnya relative kecil akan mengakibatkan frekuensi pembelian bahan baku akan menjadi semakin besar. Seiring dengan bertambahnya besar frekuensi pembelian bahan baku dalam perusahaan tersebut, maka biaya pemesanan bahan baku untuk perusahaan menjadi semakin tinggi pula.

6. Faktor – faktor yang mempengaruhi Persediaan bahan baku

      Menurut Bambang Riyanto (2001:74) Besar kecilnya persediaan yang dimiliki oleh perusahaan ditentukan oleh beberapa factor antara lain:

1. Volume yang dibutuhkan untuk melindungi jalannya perusahaan terhadap gangguan kehabisan persediaan yang akan menghambat atau mengganggu jalannya produksi.

2. Volume produksi yang direncanakan, dimana volume produksi yang direncanakan itu sendiri sangat tergantung kepada volume sales yang direncanakan

3. Besar pembelian bahan mentah setiap kali pembelian untuk mendapatkan biaya pembelian yang minimal

4. Estimasi tentang fluktuasi harga bahan mentah yang bersangkutan diwaktu-waktu yang akan datang

5. Peraturan-peraturan pemerintah yang menyangkut persediaan material

6. Harga pembelian bahan mentah

7. Biaya penyimpanan dan resiko penyimpanan di gudang

8. Tingkat kecepatan material menjadi rusak atau turun kualitasnya

Sedangkan menurut Suyadi Prawirosentono (2001:71) fakor yang mempengaruhi jumlah persediaan adalah:

1. Perkiraaan pemakaian bahan baku

Penentuan besarnya persediaan bahan yang diperlukan harus sesuai dengan kebutuhan pemakaian bahan tersebut dalam satu periode produksi tertentu.

2. Harga bahan baku

Harga bahan yang diperlukan merupakan faktor lainnya yang dapat mempengaruhi besarnya persediaan yang harus di adakan.

3. Biaya persediaan

Terdapat beberapa jenis biaya untuk menyelenggarakan persediaan bahan baku , adapun jenis biaya persediaan adalah biaya pemesanan (order) dan biaya penyimpanan bahan gudang.

4. Waktu menunggu pesanan (LeadTime)

Adalah waktu antara tenggang waktu sejak peasanan dilakukan sampai dengan saat pesanan tersebut masuk kegudang.

7.Metode Pengendalian Bahan Baku

1.Order cycling method, Memeriksa secara periodik status jumlah bahan baku yang tersedia untuk setiap item.

2. Min-max method, Didasarkan pernyataan bahwa jumlah dari sebagian besar item persediaan berada pada kisaran batas tertentu.

BAB III

PENUTUP

1. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan di atas, maka penulis menyimpulkan bahwa penyelenggaraan persediaan bahan baku dalam hal ini pengendalian bahan baku sangatlah penting demi kelancaran proses produksi. Dikarenakan bahan baku merupakan unsur produksi yang sangat penting maka keberadaan persediaaan bahan baku termasuk pengendalinnya harus diperhatikan. Tidak boleh berlebih dan berkurang. Sebab, dengan persediaan bahan baku yang berlebih menimbulkan biaya yang besar yang dalam hal ini akan mengurangi laba perusahaan. Begitu juga dengan persediaan bahan baku yang kurang selain akan menghambat proses produksi juga kemungkinan akan menimbulkan biaya pembelian bahan akan membesar. Dikarenakan pembelian tidak dilakukan secara normal yaitu lebih mahal dari harga normalnya. Sehingga, hal ini juga akan menimbulkan biaya yang lebih besar dan mengurangi laba perusahaan.

B.       Saran

Sehubungan dengan penyelenggaraan persediaan bahan baku hendaknya tiap manajemen perusahaan baik perusahaan besar maupun kecil kiranya mempertimbangkan beberapa hal di bawah ini agar proses produksi dapat berjalan lancar dan pencapaian tujuan perusahaan khususnya laba bisa tercapai. Yaitu:

      a.Berapa besarnya jumlah unit persediaan bahan baku yang akan diselenggarakan dalam perusahaan.

      b. Kapan dan berapa jumlah unit bahan baku akan dibeli oleh perusahaan.

      c. Kapan perusahaan yang bersangkutan tersebut akan mengadakan pembelian kembali, apabila persediaan bahan baku dalam perusahaan dirasakan sudah habis.

Jika hal di atas telah dipertimbangkan maka kemungkinan risiko yang muncul akan berkurang bahkan bisa hilang termasuk proses produksi bisa berjalan lancar dan perolehan laba yang maksimal.

Dan untuk pembaca disarankan mencari sumber lain, untuk mengetahui lebih dalam lagi mengenai pengendalian bahan baku.

DAFTAR PUSTAKA

Ahyari, Agus. (1986). Manajamen Produksi Pengendalian Produksi. Yogyakarta:BPFE

Handoko. (2000). Pengendalian Produksi. Jakarta: Alpabetha

Heizer,Jay. (2006). Operations Manajemen. Jakarta: Salemba Empat

Rangkuti, Freddy. (1996). Manajemen Persediaan. Jakarta: Rajawali Pers

Schoeder, Roger. (1997). Manajemen Operasi. Jakarta: Erlangga